Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Załącznik

do Zarządzenia Burmistrza Miasta Szczytno

Nr IX/83/2024 z dnia 17 września 2024 r.

PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA

I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

§ 1.

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1. Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Szczytno;

2. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Szczytnie;

3. Pracodawcy – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Szczytnie reprezentowany przez Burmistrza;

4. Pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Urzędzie Miejskim w Szczytnie, bez względu na sposób nawiązania stosunku pracy;

5. Komisji – należy przez to rozumieć komisję ds. rozpatrywania zgłoszeń;

6. Procedurze – należy przez to rozumieć Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Szczytnie;

7. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w Kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

8. Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Urząd w  celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu  przeciwdziałania Naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w  szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania  administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania  środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej  procedury przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań  następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania  działań następczych;

9. Informacji o Naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Urzędzie, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w Kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

10. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Urzędzie lub na rzecz Urzędu, w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

11. Naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa;

12. Osobę dokonująca zgłoszenia/sygnalistę – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza informację o Naruszeniu prawa uzyskane w Kontekście związanym z pracą;

13. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu w Kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

14. Osobie, której dotyczy Zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

15. Osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;

16. Pełnomocnik – pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa; osoba wyznaczona przez Burmistrza do obsługi Procedury;

17. Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć informacje o Naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji;

18. Organ publiczny – naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych.

§ 2.

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o Naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Urzędzie Miejskim w Szczytnie lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa).

2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Urzędzie Miejskim w Szczytnie i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

3. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym Zgłoszeniem.

4. Procedura ustalona została po konsultacji z przedstawicielami osób zatrudnionych, wyłonionymi na podstawie Zarządzenia Nr IX/55/2024 Burmistrza Miasta Szczytno z dnia 12 lipca 2024 r. w sprawie powołania zespołu przedstawicieli świadczących pracę na rzecz Urzędu Miejskiego w Szczytnie w celu przeprowadzenia konsultacji w sprawie „Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”.

§ 3.

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;

2. zamówień publicznych;

3. usług, produktów i rynków finansowych;

4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6. bezpieczeństwa transportu;

7. ochrony środowiska;

8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9. bezpieczeństwa żywności i pasz;

10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11. zdrowia publicznego;

12. ochrony konsumentów;

13. ochrony prywatności i danych osobowych;

14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

§ 4.

1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych
   do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Burmistrz.

2. Pełnomocnik realizuje zadania zapewniające sprawne działanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, poprzez:

1) przyjmowanie zgłoszeń;

2) prowadzenie rejestru zgłoszeń;

3) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia,   w szczególności udzielenie odpowiedzi;

4) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie;

3. W przypadku nieobecności Pełnomocnika zadania określone w ust. 2 wykonuje zastępca Pełnomocnika.

4. Komisja odpowiada za:

1) ustalenie czy faktycznie doszło lub może dojść do naruszenia;

2) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, wystąpienie o pomoc do pracowników merytorycznych, których wiedza pomoże w kompleksowym wyjaśnieniu sprawy;

3) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań.

5. Komisja pracuje w składzie co najmniej trzyosobowym, pod kierownictwem przewodniczącego. W przypadku nieobecności Przewodniczącego pracami Komisji kieruje zastępca Przewodniczącego Komisji.

6. Z posiedzeń Komisji sporządzany jest protokół.

7. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu współpracują z Pełnomocnikiem i Komisją w zakresie:

1) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników;

2) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu;

3) zapewnienia warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.

8. Komisja dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

9. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od weryfikacji Zgłoszenia w sytuacji gdy Zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie od Sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji Zgłoszenia.

10. Komisja decyduje o prowadzeniu stosownych działań następczych.

11. Działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki.

12. Na działanie następcze składa się:

1) ocena i decyzja w zakresie dalszego procedowania;

2) przeprowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego (pozyskanie różnych źródeł wiedzy np.: wewnętrzna korespondencja e-mailowa, sprawozdania, spotkania ze świadkami, ewentualne spotkanie z osobą dokonującą zgłoszenia);

3) ocena i rekomendacje w zakresie dalszych działań;

4) wdrożenie rekomendacji ujętych w raporcie podsumowującym, podjęcie innych działań, które pozwolą na powstrzymywanie skutków stwierdzonego naruszenia;

5) ewentualne przekazanie sprawy właściwym organom (np. w wyniku popełnienia przestępstw).

13. Po dokonaniu weryfikacji zasadności zgłoszenia wewnętrznego i oceny prawdziwości Informacji o Naruszeniu prawa wskazanej w treści, postępowanie wyjaśniające kończy się sporządzeniem informacji końcowej:

1) potwierdzającej prawidłowość Informacji o Naruszeniu prawa;

2) niepotwierdzającej prawidłowość Informacji o Naruszeniu prawa.

14. Informacja końcowa w sprawie zgłoszenia wewnętrznego zawiera w szczególności opis naruszenia prawa, ustalenia poczynione w toku postępowania wyjaśniającego, informację co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego, a w przypadku zgłoszeń zasadnych, rekomendacje o stosowanych działaniach w stosunku do osoby, której Zgłoszenie dotyczyło oraz określa zalecenia mające na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.

15. Po zapoznaniu z informacją końcową w sprawie zgłoszenia wewnętrznego pracodawca podejmuje decyzję w zakresie działań mających na celu eliminację stwierdzonych naruszeń prawa i przeciwdziałanie ponownemu ich wystąpieniu, w tym w szczególności działania przewidziane przepisami prawa pracy, zmiany organizacyjne, czynności kontrolne lub zawiadomienie właściwych organów.

16. Informacja zwrotna na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań przekazywana jest Sygnaliście nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§ 5.

1. Zgłoszenia dokonywane mogą być na formularzu zgłoszenia poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Urzędzie:

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@um.szczytno.pl;

2) w formie listownej na adres: Urząd Miejski w Szczytnie, ul. Sienkiewicza 1, 12-100 Szczytno z dopiskiem na kopercie: „Zgłoszenie - Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa – do rąk własnych”;

3) osobiście do Pełnomocnika po wcześniejszym uzgodnieniu ustnym lub mailowym – I piętro, pokój nr 106;

2. Przekazanie zgłoszenia w formie opisanej w niniejszej Procedurze zapewnia poufne i rzetelne rozpatrzenie zgłoszenia.

3. Zgłoszenie może mieć charakter:

1) jawny – gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;

2) poufny - gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych
i dane podlegają ochronie.

4. Wzór formularza zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik nr 1 do Procedury.

§ 6.

1. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, dane kontaktowe. Datę i miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania Informacji o Naruszeniu prawa. Opis konkretnej sytuacji lub okoliczności, które doprowadziły lub mogą doprowadzić do wystąpienia naruszenia. Wskazanie osoby, której dotyczy Zgłoszenie tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy. Wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa. Wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia.

2. W przypadku ustalenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

3. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

§7.

1. Zgłoszenia rejestrowane są w Rejestrze Zgłoszeń, którego wzór określa załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.

2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik. Pełnomocnik potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. Rejestr Zgłoszeń zawiera: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu Sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

4. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8.

1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy
   ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.

2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani
   do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których Zgłoszenie dotyczy.

3. Komisja ma prawo żądać wyjaśnień od wszystkich, sporządzać kopie i odpisy z dokumentów.

4. Komisja dokumentuje swoją pracę w sposób umożliwiający jednoznaczne uzasadnienie poczynionych ustaleń.

5. Dokumentacja przechowywana jest w pomieszczeniu Pełnomocnika.

§ 9

1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia oraz osoby, które pomagały
   w dokonaniu zgłoszenia, współpracownicy lub krewni osoby dokonującej zgłoszenia, którzy są również związani zawodowo z Urzędem.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1, podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§ 10.

1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

2. Zapewniając ochronę , o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:

1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 11;

2) doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem Pracy Urzędu, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

3. Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1 obejmują przede wszystkim:

1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – na podstawie upoważnienia Burmistrza,

2) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń
o zobowiązaniu do zachowania poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do Procedury,

3) ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania,
o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

§ 11.

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 12.

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub Organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszej Procedurze, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej Sygnaliście lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania Naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy ze sprawcą naruszenia prawa lub udziału w Naruszeniu prawa.

2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub Organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 13.

1. W ramach procedury przetwarza się dane osobowe sygnalistów oraz osób których dotyczy Zgłoszenie.

2. Administratorem danych osobowych jest Burmistrz.

3. Dostęp do danych osobowych określonych w ust. 1 mają wyłącznie osoby posiadające upoważnienie Burmistrza.

4. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych zgodna z RODO jest niezbędnym elementem oświadczenia składanego przy zgłoszeniu, które stanowi załącznik nr 1 do Procedury.

5. W przypadku, gdy informacja o zgłoszeniu trafi do osoby nie posiadającej upoważnienia Burmistrza, sporządza się notatkę do dokumentacji prowadzonego postępowania.

6. Przypadek opisany w ust. 5 lub fakt zapoznania się ze Zgłoszeniem osoby której dotyczy Zgłoszenie wymaga dokonania analizy przez Komisję i powiadomienia Burmistrza.

§ 14.

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

2. Pracownicy zobowiązani są do zapoznania się z procedura i podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jej przepisami. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do Procedury.