Procedura przyjmowania przez Radę Miejską w Szczytnie zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa oraz podejmowania działań następczych
Załącznik do uchwały NR XIV/89/2025
RADY MIEJSKIEJ W SZCZYTNIE
z dnia 29 stycznia 2025 r.
Procedura przyjmowania przez Radę Miejską w Szczytnie zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa oraz podejmowania działań następczych
§1.
1. Niniejsza Procedura ustala zasady przyjmowania przez Radę Miejską w Szczytnie - zwaną dalej „Radą Miejską", zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa oraz podejmowania działań następczych.
2. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu
prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą - art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) - zwanej dalej „Ustawą".
3. W sprawach dotyczących zgłoszeń zewnętrznych przekazywanych Radzie Miejskiej, a nieuregulowanych w niniejszej Procedurze stosuje się przepisy Ustawy.
§2.
1. Zgłoszeniem zewnętrznym jest przekazanie Radzie Miejskiej informacji o naruszeniu prawa.
2. Rada Miejska rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady Miejskiej.
3. Zgłoszenia zewnętrzne nie mogą być anonimowe i muszą umożliwiać identyfikację zgłaszającego.
4. Administratorem danych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym jest Rada Miejska.
§ 3.
1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu
obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska,
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1–16.
§ 4.
1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane:
1) poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres: sygnalista.rada@um.szczytno.pl
2) za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres Urząd Miejski w Szczytnie, ul. H. Sienkiewicza 1, 12-100 Szczytno z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne do Rady".
2. Skrzynka e-mail, o której mowa w ust. 1 pkt. 1, obsługiwana jest tylko przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń.
3. Zgłoszenie zewnętrzne zawiera:
1) informację, jakiego obszaru dotyczy zgłoszenie,
2) opis nieprawidłowości - opis zgłaszanego incydentu,
3) datę i czas naruszenia;
4) dane osobowe Sygnalisty.
4. Zgłoszenie zewnętrzne może dodatkowo zawierać:
1) istotne informacje dodatkowe dotyczące naruszeń - świadkowie, dane osoby, która zastała pokrzywdzona na skutek nieprawidłowości,
2) adres do kontaktów,
3) załączniki - dowody lub dokumenty istotne w sprawie,
4) podpis osoby zgłaszającej, jeśli zgłoszenia dokonano w formie papierowej.
5. Rada Miejska przesyła Sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rada Miejska ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
§ 5.
1. Rada Miejska podejmuje działania poprzez:
1) wstępną weryfikację zgłoszenia zewnętrznego;
2) rozpatrzenie zgłoszenia zewnętrznego w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady Miejskiej lub przekazanie zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu - oraz poinformowanie o tym sygnalisty;
2. Rada Miejska może zwrócić się do zgłaszającego o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, wykorzystując adres do kontaktu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesyłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub przesłanie takich żądań może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
3. Rada Miejska przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach - w terminie 6 miesięcy od tego dnia.
4. Informacja zwrotna jest przekazywana na adres do kontaktu, a w przypadku zgłoszeń zewnętrznych składanych w formie dokumentu elektronicznego - za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
5. Rada Miejska informuje Sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
6. Rada Miejska może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Rada Miejska informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
§6.
-
Rada Miejska upoważnia spośród pracowników Urzędu Miejskiego w Szczytnie Koordynatora ds. obsługi sygnalistów uprawnionego do:
1) przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
2) kontaktu z Sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;
3) przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.
2. Koordynator ds. obsługi sygnalistów obowiązany jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskał w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
§7.
-
Rada Miejska prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych.
-
Rada Miejska jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
-
Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Osoba odpowiadająca za treść informacji
Marlena Stęcel-Prekiel Data wytworzenia:
31 sty 2025
Osoba dodająca informacje
Marlena Stęcel-Prekiel Data publikacji:
31 sty 2025, godz. 15:06
Osoba aktualizująca informacje
Marlena Stęcel-Prekiel Data aktualizacji:
31 sty 2025, godz. 15:06